Tofauti Muhimu – Leja ya Jumla dhidi ya Salio la Jaribio
Kuandaa leja ya jumla na salio la majaribio ni hatua mbili kuu katika mzunguko wa uhasibu ambazo ni muhimu kwa utayarishaji wa taarifa za fedha za mwisho wa mwaka. Tofauti kuu kati ya leja ya jumla na salio la majaribio ni kwamba leja ya jumla ni seti ya akaunti ambazo zina miamala ya kina iliyofanywa, wakati salio la jaribio ni taarifa inayorekodi salio za mwisho za leja ya jumla.
Leja Kuu ni nini
Leja ya jumla ni seti kuu ya akaunti ambapo miamala yote iliyofanywa ndani ya mwaka wa fedha imerekodiwa. Taarifa katika leja ya jumla imechukuliwa kutoka kwa jarida la jumla, ambalo ni kitabu cha awali cha kuingiza shughuli. Leja ya jumla ina maingizo yote ya malipo na mikopo ya miamala na imetenganishwa na viwango vya mali. (Mali, dhima, usawa, mapato na matumizi)
Mf. Akaunti za kibinafsi za mali kama vile pesa taslimu, akaunti zinazopokelewa, malipo ya mapema, n.k. zitarekodiwa chini ya uainishaji wa mali.
Kwa biashara kubwa ambapo miamala mingi inafanywa, huenda isiwe rahisi kuweka miamala yote kwenye leja ya jumla kutokana na wingi wa pesa. Katika hali hiyo, shughuli za kibinafsi hurekodiwa katika ‘leja tanzu’ na jumla huhamishiwa kwenye akaunti iliyo kwenye leja ya jumla. Akaunti hii inajulikana kama ‘Akaunti ya Kudhibiti’ na aina za akaunti ambazo kwa ujumla zina kiwango cha juu cha shughuli hurekodiwa hapa.
Kielelezo_1: Mfano wa salio la leja ya jumla
Salio la Jaribio ni nini?
Salio la majaribio ni laha ya kazi iliyofupishwa ambayo inajumuisha salio zote za daftari katika wakati fulani (kawaida mwisho wa mwaka wa hesabu) kwa nia ya kuangalia usahihi wa hisabati wa salio la leja. Salio zote za malipo zitarekodiwa katika safu wima moja na salio zote za mkopo kwenye nyingine.
Salio la jaribio hutoa salio zote za mwisho katika hati moja kwa muhtasari, kwa hivyo, ni rahisi kutumia kama zana ya marejeleo. Pia husaidia katika kufichua idadi ya makosa yanayowezekana iwapo yatatokea na husaidia kutambua aina ya maingizo ya jarida ambayo yanapaswa kuchapishwa ili kurekebisha makosa yaliyotambuliwa.
Madhumuni Kuu na Matumizi ya Salio la Jaribio
Kutumia kama zana ya uamuzi ili kuhakikisha usahihi wa hisabati wa salio la leja
Ikiwa miamala yote ya kipindi cha uhasibu imerekodiwa kwa usahihi, jumla ya salio la malipo ya salio la majaribio linapaswa kuwa sawa na jumla ya salio la mkopo.
Ili kugundua na kusahihisha makosa katika kurekodi taarifa za fedha
Aina fulani ya hitilafu kwenye leja ya jumla inaweza kutambuliwa kupitia salio la majaribio. Wao ni,
- Hitilafu za kutoweka kwa sehemu (Ingizo la malipo au ingizo la mkopo pekee ndilo linalochapishwa katika akaunti)
- Makosa ya kupeleka mbele (Salio la mwisho linapelekwa mbele kimakosa)
- Hitilafu za kutuma (Jumla ya akaunti imerekodiwa zaidi au chache)
Ikitokea hitilafu, kiasi kinachosababisha tofauti huwekwa kwenye ‘akaunti ya mashaka’ hadi wakati kama huo zitakaporekebishwa. Ikiwa upande wa malipo ya salio la jaribio unazidi upande wa mkopo, basi tofauti hiyo itawekwa kwenye akaunti ya mashaka na ikiwa salio la mkopo ni kubwa kuliko salio la malipo, tofauti hiyo inatolewa kwa akaunti ya mashaka. Mara makosa yanapotambuliwa, kurekebishwa na salio la jaribio kuhesabiwa, akaunti ya mashaka itafungwa kwa kuwa salio halipo tena.
Hata hivyo, maingizo yafuatayo hayatasababisha hitilafu katika salio la majaribio.
- Makosa ya kanuni (Maingizo yanatumwa kwa aina isiyo sahihi ya akaunti)
- Hitilafu za kuacha kabisa (Maingizo yameondolewa kabisa kwenye akaunti)
- Makosa ya utume (Ingizo limechapishwa katika aina sahihi ya akaunti, lakini akaunti isiyo sahihi)
- Hitilafu za ingizo asili (Kiasi kisicho sahihi kimechapishwa kwenye akaunti sahihi)
- Makosa ya fidia (Maingizo yasiyo sahihi katika akaunti mbili au zaidi yaghairiwe)
- Hitilafu za ubadilishaji kamili (Kiasi sahihi kinatumwa kwa akaunti sahihi lakini malipo na mikopo yametenguliwa)
Kuna tofauti gani kati ya Leja Kuu na Salio la Jaribio?
Leja ya Jumla na Salio la Jaribio |
|
| Leja ya jumla ni seti ya akaunti zinazorekodi miamala yote. | Salio la jaribio ni taarifa ya muhtasari inayoonyesha salio la leja ya jumla. |
| Madhumuni | |
| Madhumuni ni kurekodi maingizo ya mwisho ya miamala. | Madhumuni ni kuangalia usahihi wa hisabati wa salio la leja ya jumla. |
| Uainishaji wa akaunti | |
| Hii inafanywa kulingana na aina ya akaunti | Hakuna uainishaji wa akaunti. |
| Kipindi cha Muda | |
| Hii hurekodi miamala katika mwaka wa uhasibu. | Hii inatayarishwa siku ya mwisho ya mwaka wa hesabu. |
Muhtasari – Leja Kuu dhidi ya Salio la Jaribio
Ingawa mchakato wa uhasibu ulikuwa unatumia muda mwingi na wa gharama kubwa, sasa unaweza kufanywa kwa muda na juhudi kidogo kwa kutumia programu ya uhasibu otomatiki. Ni muhimu kuelewa tofauti kati ya leja ya jumla na salio la jaribio kwa usahihi kwa kuwa zote mbili zinawakilisha hatua muhimu katika utayarishaji wa taarifa za fedha za mwisho wa mwaka. Iwapo kuna tofauti kati ya salio la deni na mikopo, zinapaswa kuchunguzwa, na maingizo ya marekebisho yanapaswa kutumwa kabla ya kuendelea na utayarishaji wa taarifa za fedha.
