Mratibu Mkuu dhidi ya Mratibu wa Kibinafsi
Msaidizi wa kibinafsi, ambaye pia huitwa katibu na baadhi (si katibu wa nchi) ni mtu mwenye ujuzi ambaye hurahisisha maisha kwa wakuu wao kwa kupanga ratiba yao ya saa, kuratibu miadi yao, kusimamia faili zao, na kuweka nafasi au kughairi miadi yao. kuwaacha wakubwa wao wafanye kazi bila mafadhaiko na kwa tija bora. Kuna neno lingine linaloitwa msaidizi mkuu ambalo ni shabiki na linatumika zaidi leo. Watu wengi huchanganya kati ya majina haya mawili na hawawezi kutofautisha kati ya msaidizi mkuu na msaidizi wa kibinafsi. Makala haya yanajaribu kuangazia tofauti ili kumwezesha mtu kuchagua mojawapo ya kazi hizo mbili kama chaguo lake la kazi.
Ingawa kuna mwingiliano kati ya wasifu hizi mbili za kazi, msaidizi mkuu (EA) wana taaluma zaidi na wana ujuzi wa usimamizi na uendeshaji ambao uko mbele sana kuliko wasaidizi wa kibinafsi. Wasaidizi wakuu kwa kawaida hufanya kazi kwa watendaji wa ngazi za juu kama vile MD au Mkurugenzi Mtendaji. Wasaidizi wakuu wanatarajiwa kuwa na ujuzi wa juu wa kutatua matatizo na ujuzi wa kufanya maamuzi. Wanaajiriwa kusaidia mtendaji kufikia malengo yake. Licha ya kiambishi kisaidizi cha kiambishi, ni kawaida kuona EAs inashughulikia miradi kivyao na hata kuwa na msaidizi wa kibinafsi kwa ajili yake. Kwa wakati unaofaa, wasaidizi wakuu wamekuwa sehemu muhimu sana ya shirika na wenye nguvu katika uongozi wa kijamii katika kampuni. Wasaidizi hawa hawana saa maalum za kazi, na huonekana ofisini saa zisizo za kawaida.
EA ina uwezo wa kuendesha kipindi bila bosi kwa muda. Ingawa hasa inamlazimu kupanga maisha ya kitaaluma (na mara nyingi yake ya kibinafsi) ya bosi wake, pia anapaswa kushughulikia masuala ya biashara na mahitaji, ili kuwa na viwango vya juu vya ujuzi wa IT. Anahitaji pia kuwa na ujuzi wa kutatua matatizo ya daraja la juu na utatuzi wa matatizo. Unaweza kushangaa kujua kwamba baadhi ya EA za kiwango cha juu kwenye tasnia leo ni wamiliki wa digrii ya MBA. Kama kanuni, wasaidizi hawa kwa kawaida huwa na digrii ya BBA.
Wasaidizi wa kibinafsi ni waandaaji zaidi; kusimamia ratiba ya bosi na kuangalia mafaili kwenye meza yake. Pia wanapanga uteuzi wake kwa namna ambayo ni laini kwa mtendaji kutwa nzima, na haonekani kupoteza wakati wake wa thamani kutafuta mafaili au kusimamia uteuzi wake. Watu maarufu, kando na watendaji, wanahitaji huduma ya wasaidizi wa kibinafsi ili waweze kufanya kazi bila mafadhaiko huku msaidizi wao akishughulikia maswali na maswali yote kutoka kwa waandishi wa habari na mashabiki. Hii ni pamoja na kukagua simu zinazoingia, kushughulikia taarifa kwa vyombo vya habari, kuzungumza na vyombo vya habari, kushughulikia mashabiki, kusimamia mipango ya usafiri na kadhalika.
Kuna tofauti gani kati ya Mratibu Mtendaji na Msaidizi wa Kibinafsi?
• Executive Assistant (EA) ni toleo la kisasa la msaidizi binafsi.
• EA inahitajika kwa watendaji wa ngazi za juu kama vile Wakurugenzi Wakuu na COO, ilhali hata watu mashuhuri, waandishi, wanaspoti wanaweza kuwa na wasaidizi binafsi.
• EA inahitaji kuwa na digrii ya BBA na wengine hata kuwa na MBA wakati wasaidizi wa kibinafsi hawahitaji digrii za juu za kitaaluma.
• EAs hawana kazi 9-5 na wanaweza kuonekana wakifanya kazi hadi jioni huku wasaidizi wa kibinafsi wakiwa na jukumu la kudumu la ofisi.
• EA's wana ujuzi bora wa IT na ujuzi wa kutatua matatizo kuliko wasaidizi binafsi.
