Ingizo Mara mbili dhidi ya Ingizo Moja
Mfumo wa uhasibu unaweza kufafanuliwa kuwa seti iliyopangwa ya mwongozo, mbinu za uhasibu, taratibu na vidhibiti vilivyoanzishwa ili kukusanya, kurekodi, kuainisha, kufupisha, kutafsiri, kuwasilisha kwa wakati na kwa usahihi kwa ajili ya kufanya maamuzi. Utunzaji wa vitabu ni mchakato ambapo rekodi za fedha za biashara hutunzwa kwa mpangilio mzuri, na kusasishwa. Kuna mifumo miwili ya uhifadhi wa vitabu au shughuli ya kurekodi, mmoja ni mfumo wa kuingia mara mbili, na mwingine ni mfumo mmoja wa kuingia. Kutokana na baadhi ya mapungufu makubwa ya njia moja ya kuingia, na sifa bora za mfumo wa kuingia mara mbili, njia moja ya kuingia ilikuwa imetolewa, na mfumo wa kuingia mara mbili unatumika sana duniani kote. Zaidi ya hayo, mashirika ya uhasibu yanayokubalika na wataalamu mashuhuri wa uhasibu walikuza mfumo wa kuingia mara mbili kwa mfumo mmoja wa kuingia.
Ingizo Moja
Mfumo mmoja wa ingizo hurekodi ingizo moja pekee, ama ingizo la malipo au ingizo la mkopo, kwa muamala fulani. Kwa mfano, ikiwa pesa italipwa kwa mtu, pesa taslimu itawekwa kwenye akaunti, au akaunti ya mdaiwa itatozwa. Mfumo mmoja wa kuingia ni kama rejista ya kitabu cha hundi. Haufuatilii akaunti za mali na dhima, kwa hivyo mfumo huu unaweza kuwezesha kukokotoa mapato halisi kwa kiwango fulani, lakini si kuangalia hali ya sasa ya kifedha ya huluki. Mfumo huu unaweza kufaa kwa biashara ndogo ndogo kama vile umiliki wa pekee ambapo mahitaji ya kisheria na uwezekano wa ulaghai sio au ni mdogo sana.
Ingizo Mara Mbili
Chini ya mfumo wa kuingiza watu mara mbili, kila ingizo moja la malipo lina ingizo linalolingana la mkopo, na kila ingizo moja la mkopo lina ingizo la malipo linalolingana; yaani, kila ingizo lina ingizo kinyume. Kwa kuwa ina vinyume viwili kwa muamala mmoja, usahihi wa hesabu unaweza kuangaliwa kwa urahisi kwa kuandaa salio la majaribio. Kulingana na viwango vya uhasibu, kampuni zote (za umma au za kibinafsi, zilizoorodheshwa au la), na ushirika unashauriwa kufuata utunzaji wa vitabu mara mbili. Ni lazima kwa shirika kuandaa na kutuma akaunti za mwisho kwa idara za ushuru kwa kutumia mfumo wa kuingiza mara mbili kwa madhumuni ya kukokotoa kodi.
Kuna tofauti gani kati ya Double Entry na Single Entry?
• Kutakuwa na ingizo moja tu katika mfumo mmoja wa ingizo, ambapo maingizo mawili yanahitajika katika mfumo wa kuingiza mara mbili kwa muamala wowote.
• Ingizo moja ni rekodi ambayo haijakamilika, ilhali kuingia mara mbili ni rekodi kamili ya kuhifadhi kitabu.
• Mfumo wa kuingiza mara mbili wa uhifadhi wa kitabu ni mgumu zaidi na unatumia muda kuliko mfumo mmoja wa kuweka kitabu.
• Miamala ya pesa taslimu na benki hurekodiwa katika safu wima moja chini ya mfumo mmoja wa ingizo, huku zote zikiwa zimerekodiwa kivyake kwenye mwenza.
• Njia za kutambua makosa ni chache sana katika mfumo mmoja wa ingizo, hata hivyo, katika mfumo wa kuingiza mara mbili, baadhi ya makosa yanaweza kutambuliwa kwa kukagua ingizo moja na ingizo linalolingana.
• Salio la majaribio linaweza kutayarishwa kwa usahihi wa hesabu katika mfumo wa kuingiza mara mbili, lakini haiwezekani katika mfumo mmoja wa kuingiza.
• Maingizo yote ya malipo na mkopo yanarekodiwa katika safu wima moja.
• Akaunti za mwisho zinaweza kutayarishwa kwa urahisi sana chini ya mfumo wa kuingiza mara mbili, hata hivyo, hilo haliwezekani chini ya mfumo mmoja wa kuingiza.
• Kuna sharti la lazima la kutumia mfumo wa kuingia mara mbili, lakini si kwa mfumo mmoja wa ingizo wa kuhifadhi vitabu.
