Tofauti Muhimu – Ukaguzi wa Ndani dhidi ya Udhibiti wa Ndani
Udhibiti wa ndani na udhibiti wa ndani ni maneno mawili yanayotumiwa mara kwa mara katika udhibiti wa hatari ambayo mara nyingi hutumiwa kwa kubadilishana. Walakini, tofauti ndogo ndogo zipo kati ya hizi mbili kwani udhibiti wa ndani ni dhana pana ikilinganishwa na ukaguzi wa ndani. Tofauti kuu kati ya ukaguzi wa ndani na udhibiti wa ndani ni kwamba ukaguzi wa ndani unarejelea njia ya ugawaji wa jukumu, mgawanyiko wa kazi ambapo kazi ya wasaidizi inakaguliwa na wasimamizi wa haraka ili kuhakikisha kuwa kazi hiyo inafanywa kulingana na sera na miongozo ya kampuni. ilhali udhibiti wa ndani ni mfumo unaotekelezwa na kampuni ili kuthibitisha uadilifu wa taarifa za fedha na uhasibu na kuhakikisha kwamba kampuni inaendelea kufikia malengo yake ya faida na uendeshaji kwa njia yenye mafanikio.
Hundi ya Ndani ni nini?
Hundi ya ndani inarejelea njia ya kugawa majukumu, kutenganisha kazi, ambapo kazi ya wasaidizi hukaguliwa na wasimamizi wa karibu ili kuthibitisha kuwa kazi inafanywa kulingana na sera na miongozo ya kampuni. Ukaguzi wa ndani hufanywa kila siku, na ukaguzi kadhaa wa ndani hutekelezwa kwa kuzingatia vipengele vingi kama vile pesa taslimu, mauzo na ununuzi. Baadhi yake ni,
- Risiti zote za siku zinapaswa kuwekwa benki mwisho wa siku.
- Shughuli zote za pesa zinapaswa kurekodiwa kwenye rejista ya pesa.
- Taarifa za upatanisho za benki zinapaswa kufanywa mara kwa mara ili kuhakikisha kuwa pesa taslimu iliyopo ni sawa na pesa taslimu katika benki.
- Fedha ndogo lazima zitunzwe chini ya mfumo wa kutoza (Kiasi kisichobadilika kinatolewa kwa kila mwezi ambapo kiasi kilichotumika katika mwezi kitarejeshwa mwishoni mwa mwezi).
- Laha au orodha za malipo zinapaswa kuangaliwa ili kubaini usahihi wake.
- Maagizo yaliyopokelewa yanapaswa kurekodiwa kwa maandishi, na ankara zinazolingana zinapaswa kuhifadhiwa.
- Maingizo yanapaswa kuandikwa kwenye kitabu cha mauzo kwa misingi ya ankara.
- Bidhaa zilizorejeshwa na wateja zinapaswa kuingizwa kwenye leja ya ndani.
- Maingizo ya bidhaa zinazonunuliwa yanapaswa kuandikwa na mtu huru kwenye ya duka
- Bidhaa zilizopokewa zinapaswa kuangaliwa na mwenye duka ili kubaini usahihi wa mawasiliano na ‘Bidhaa Zilizopokewa’ (GRN).
- Malipo ya ankara yanapaswa kuidhinishwa na msimamizi anayewajibika.
Udhibiti wa Ndani ni nini?
Udhibiti wa ndani ni mfumo unaotekelezwa na kampuni ili kuhakikisha uadilifu wa taarifa za fedha na uhasibu na kuhakikisha kuwa kampuni inaendelea kutimiza malengo yake ya faida na uendeshaji kwa njia yenye mafanikio. Sababu kuu ya kuwepo kwa taratibu za udhibiti wa ndani ni kuhakikisha kuwa usimamizi unakuwa katika nafasi nzuri ya kutambua na kupunguza hatari ambazo kampuni inakabiliana nazo ili kulinda mali za kampuni.
Hata wakati mfumo wa udhibiti wa ndani umewekwa, hakuna hakikisho kwamba hatari zitaondolewa kabisa. Walakini, zinaweza kudhibitiwa kutokana na kusababisha uharibifu mkubwa kwa shirika. Hatua za udhibiti wa ndani zinaweza kuchukua aina zifuatazo.
Udhibiti wa Shirika
Kuanzisha mistari wazi ya mamlaka, uwajibikaji na uwajibikaji kwa kuzingatia muundo wa shirika ni muhimu sana ili kuhakikisha ufanyaji maamuzi unaofaa. Maelezo ya kazi kwa wafanyikazi wote lazima yawe ya kina na yanapaswa kuelezea majukumu yao. Mgawanyo wa majukumu ya kugawanya jukumu la kurekodi, kukagua na kukagua miamala iwekwe ili kuzuia mfanyakazi mmoja kufanya kitendo cha udanganyifu.
Vidhibiti vya Utendaji
Shughuli za kupanga na kupanga bajeti ili kuamua juu ya uzalishaji na mauzo ndilo jambo kuu la udhibiti wa uendeshaji. Kando na hayo, usuluhishi wa uhasibu ili kuhakikisha kwamba salio la akaunti linalingana na salio linalodumishwa na taasisi nyingine ikiwa ni pamoja na wasambazaji, wateja na taasisi za fedha pia ni sehemu ya kuhakikisha udhibiti wa uendeshaji.
Vidhibiti vya Wafanyakazi
Kunapaswa kuwa na taratibu zilizo wazi na zilizo wazi za kuchagua na kuajiri wafanyikazi wanaopitia michakato ya uthibitishaji. Mara baada ya kuajiriwa, mafunzo ya kutosha yanapaswa kufanywa kabla ya kuwaruhusu kutekeleza majukumu yao yaliyowekwa. Ukaguzi wa kujitegemea juu ya utendakazi wa mfanyakazi kama vile usimamizi unapaswa kufanywa pia.
Vidhibiti vilivyo hapo juu vimeundwa na kutekelezwa kulingana na hatari ambazo kampuni inakabili. Kwa hivyo, ni muhimu kukagua mara kwa mara ufanisi wa udhibiti wa ndani na kama unafanya kazi inavyokusudiwa. Vile vile hufanyika kupitia ukaguzi wa ndani na nje. Kazi za ukaguzi wa ndani na nje hutoa uhakikisho huru na wenye lengo kwamba udhibiti wa ndani wa shirika na mifumo ya udhibiti wa hatari inafanya kazi kwa ufanisi.
Kielelezo 01: Utekelezaji wa udhibiti wa ndani ni sehemu muhimu ya kutimiza malengo ya shirika
Kuna tofauti gani kati ya Ukaguzi wa Ndani na Udhibiti wa Ndani?
Ukaguzi wa Ndani dhidi ya Udhibiti wa Ndani |
|
| Hundi ya ndani inarejelea njia ya ugawaji wajibu, utengaji wa kazi, ambapo kazi ya wasaidizi hukaguliwa na wasimamizi wa karibu ili kuthibitisha kuwa kazi inafanywa kulingana na sera na miongozo ya kampuni. | Udhibiti wa ndani ni mfumo unaotekelezwa na kampuni ili kuhakikisha uadilifu wa taarifa za fedha na uhasibu na kwamba kampuni inaendelea kufikia malengo yake ya faida na uendeshaji kwa njia yenye mafanikio. |
| Upeo | |
| Upeo wa ukaguzi wa ndani ni mdogo ikilinganishwa na udhibiti wa ndani. | Udhibiti wa ndani ni kipengele pana zaidi ambapo ukaguzi wa ndani huchukua jukumu muhimu. |
| Nature | |
| Ukaguzi wa ndani unatekelezwa katika viwango vyote vya shirika kama vile kiwango cha mbinu na uendeshaji. | Vidhibiti vya ndani vimeundwa na kurekodiwa katika kiwango cha usimamizi wa shirika. |
Muhtasari – Ukaguzi wa Ndani dhidi ya Udhibiti wa Ndani
Tofauti kuu kati ya ukaguzi wa ndani na udhibiti wa ndani inategemea hasa jinsi kila moja inavyotumika kupunguza hatari zinazokabili shirika. Ukaguzi wa ndani unafanywa kulingana na udhibiti wa ndani; kwa hivyo, kuna uhusiano wa karibu kati ya hizi mbili na ukaguzi wa ndani na udhibiti wa ndani unakamilishana. Ukaguzi na udhibiti usiofaa hupunguza ufanisi wa shirika na uendeshaji na unaweza kusababisha gharama kubwa. Hivyo, mashirika yanapaswa kuchukua hatua zinazofaa kudhibiti hali kama hizo.
