Ajenda dhidi ya Dakika
Ajenda na kumbukumbu ni viambajengo viwili muhimu vya mkutano. Kuna mambo mengi akilini mwa mtu anayepanga mkutano kama vile ratiba, muda, mahali, wageni, mpango wa mkutano, na kadhalika. Kwa hivyo, inakuwa muhimu kufahamu tofauti kati ya ajenda na dakika.
Ajenda
Ajenda ni neno linalotumika kufafanua ratiba au mpango wa mkutano. Ni orodha ya mambo yanayohitaji kufanywa au kujadiliwa wakati wa mkutano. Mkutano wowote rasmi ambao umeandaliwa unahitaji kuandaa ajenda yake. Kuna mlolongo ambao vitu huchukuliwa na kujadiliwa wakati wa mkutano na ajenda ya mkutano inataja kwa uwazi mlolongo huu. Ajenda hii inasambazwa miongoni mwa wageni kabla ya kuwasili ukumbini wakati wa mkutano ili kuwawezesha kufahamu mada zitakazojadiliwa wakati wa mkutano. Lengo lingine la ajenda ni kuhakikisha kuwa washiriki wanajiandaa ipasavyo na wasishikwe bila kutarajia.
Dakika
Dakika ni neno linalotumika kurejelea rekodi rasmi ya shughuli wakati wa mkutano rasmi. Dakika hizi hutumika kama kumbukumbu za kile kilichotokea wakati wa mkutano na pia kuwakumbusha watu baada ya muda fulani ikiwa wamesahau. Muhtasari huu pia ni muhimu kwa wale wote ambao hawawezi kuhudhuria mkutano kwani wanapata kujua kila kitu kilichofanyika wakati wa mkutano. Dakika zina jina la mahali, tarehe na saa ya mkutano, na orodha ya wote waliohudhuria mkutano. Dakika hizi pia zina jina la mtu anayechukua dakika hizi.
Kuna tofauti gani kati ya Ajenda na Dakika?
• Agenda ni ratiba ya mkutano na hueleza mfuatano wa matukio wakati wa mkutano ili kuwaruhusu wageni kujiandaa mapema.
• Dakika hurejelea rekodi rasmi ya shughuli za mkutano rasmi. Dakika ni muhimu kukumbusha kilichotokea wakati wa mkutano katika tarehe ya baadaye ikiwa watu watasahau.
