Ripoti Fupi dhidi ya Ripoti ndefu
Kuandika ripoti katika biashara ni jambo la lazima na kuna nyakati ambapo kama meneja wa biashara unatakiwa kuandika ripoti ya kina na pia nyakati ambazo unahitaji kuwasilisha taarifa fupi kwa mtindo wa muhtasari. Hizi zinajulikana kama ripoti fupi na ripoti ndefu na ingawa zinaweza kuwa na taarifa sawa, kuna tofauti katika muundo, mtindo, kina na bila shaka urefu. Hebu tuangalie kwa karibu aina mbili za ripoti.
Lengo la ripoti yoyote, iwe ndefu au fupi ni kuwa wazi ili taarifa inayokusudiwa kupitishwa ieleweke kwa urahisi. Kuandika ripoti ni ujuzi ambao ni lazima kwa wasimamizi wote wa kitaaluma. Ni lazima ieleweke kwamba ripoti inatoa ukweli na takwimu na sio kushinikiza kwa hoja ambayo ni kesi katika insha. Msomaji yeyote hana umilele wa kusoma ripoti kwa raha na kwa hivyo ripoti yoyote, iwe ndefu au fupi, lazima itumie aya fupi na fupi zenye vichwa na vichwa vidogo na mambo muhimu yaliyopigiwa mstari ili kusisitiza umuhimu wake.
Ripoti fupi pia huitwa ripoti isiyo rasmi wakati ripoti ndefu wakati mwingine hujulikana kama ripoti rasmi. Ripoti fupi mara nyingi si zaidi ya ukurasa mmoja wa taarifa iliyo na ukweli na takwimu kwa njia fupi zaidi. Ripoti fupi ni kama memorandum na haihitaji jalada. Mtindo huu wa kuripoti mara nyingi ni wa kawaida na wa utulivu. Mtindo wa uandishi unajumuisha matumizi ya mtu wa kwanza kama vile Mimi na Sisi tofauti kabisa na ripoti ndefu ambapo majina kamili ya watu yanatumika.
Ripoti ndefu huwa na kichwa, utangulizi, mwili na kisha hitimisho. Daima ni zaidi ya ukurasa mmoja kwa urefu. Nyakati fulani huwa na barua ya kufunika inayotaja mambo yote ambayo yamejumuishwa katika ripoti hiyo ndefu. Mwishoni mwa ripoti ndefu, kuna bibliografia na kiambatisho. Ni kawaida kuwa na ripoti ndefu iliyochapishwa na kufungwa na kifuniko kigumu. Toni katika ripoti ndefu imezuiliwa na ya kusikitisha tofauti na herufi fupi.
