Tofauti Muhimu – Katibu dhidi ya Mpokezi
Katibu na Mhudumu wa Mapokezi ni machapisho mawili muhimu katika shirika lolote ambapo baadhi ya tofauti zinaweza kusisitizwa. Machapisho haya mawili yana majukumu, kazi na majukumu tofauti ya kufanya kinyume na dhana potofu iliyoenea kwamba hizi ni kazi moja. Ingawa katibu ni msaidizi zaidi wa kibinafsi au msaidizi wa msimamizi, mtu wa kwanza ambaye hukutana naye anapoingia katika shirika. Hebu tuone tofauti kati ya kazi za katibu na mhudumu wa mapokezi.
Katibu ni nani?
Kulingana na Kamusi ya Kiingereza ya Oxford, Katibu ni afisa wa usimamizi katika shirika ambaye ameajiriwa kuandika barua, kuweka rekodi, n.k. Kazi za katibu hutofautiana kulingana na saizi ya shirika. Wakati katika kampuni ndogo, anaweza kulazimika kutekeleza majukumu mawili ya mpokea wageni na pia katibu, katika mashirika makubwa, yeye ndiye mtu anayepanga ratiba ya bosi wake, kupokea na kujibu barua zote, kuagiza vifaa, hupanga miadi na bosi wake, huandika barua muhimu na kadhalika.
Katibu lazima awe na shule ya upili au stashahada inayolingana nayo na lazima awe na ujuzi wa kuandika kwa haraka. Makampuni mengi yanapendelea kuajiri watu wenye cheti cha ziada cha ujuzi wa ngazi ya katibu. Sasa hebu tuendelee na ufahamu wa majukumu ya mhudumu wa mapokezi ili kupata wazo wazi la tofauti kati ya hizo mbili.
Mpokezi ni nani?
Mpokezi kwa kawaida anahitajika kusalimia watu kwenye dawati la mbele na kuwaelekeza kwenye idara tofauti kulingana na mahitaji yao. Yeye pia ndiye mtu anayepaswa kuhudhuria simu zinazoingia na kujibu maswali na pia kusikiliza malalamiko. Watu wanaotaka kukutana na mtu muhimu katika shirika wanapaswa kukutana na mtu huyu ili kupata tarehe na saa ya mkutano.
Unapopiga simu kwa kampuni yoyote, sauti unayosikia kwa kawaida ni ya mpokeaji wageni. Mpokezi anapaswa kuwahudumia wageni wote na lazima awe na utu wa kupendeza, mtazamo wa kusaidia na sauti tamu ili kuwavutia. Lazima awe na adabu za simu ili aweze kuhudhuria hoja zote za biashara kwa ufanisi mkubwa na kubadilisha maswali ya kawaida kuwa wateja halisi.
Ni wazi basi kwamba kuna tofauti kubwa katika majukumu, wajibu na kazi za katibu na mhudumu wa mapokezi.
Kuna tofauti gani kati ya Katibu na Mhudumu wa Mapokezi?
Ufafanuzi wa Katibu na Mpokezi:
Katibu: Afisa wa usimamizi katika shirika ambaye ameajiriwa kuandika barua, kuweka rekodi, n.k.
Mpokezi: Mtu anayesalimia na kushughulika na wageni kwenye ofisi.
Sifa za Katibu na Mpokezi:
Majukumu:
Katibu: Katibu hupanga ratiba ya bosi wake, kupokea na kujibu barua zote, kuagiza vifaa, kupanga miadi na bosi wake, kuandika barua muhimu n.k.
Mpokezi: Mpokezi anawasalimu watu kwenye dawati la mbele na kuwaelekeza kwenye idara tofauti kulingana na mahitaji yao. Pia anatakiwa kuhudhuria simu zinazoingia na kujibu maswali na pia kusikiliza malalamiko.
Mahitaji:
Katibu: Cheti cha ujuzi wa ukatibu ni muhimu.
Mpokezi: Ustadi mahususi hauhitajiki; hata hivyo mtu binafsi lazima awe na utu wa kupendeza, mtazamo wa kusaidia na sauti tamu. Anapaswa pia kuwa na ufanisi katika kazi yake.
